Businessplan und Finanzplan - Betriebliche Kosten ermitteln
Umsatz - Kosten = Gewinn
Für die Ausarbeitung Ihrer Finanzplanung in Ihrem Businessplan brauchen Sie auch die Aufstellung bzw. Kalkulation Ihrer betrieblichen Kosten. Nach der Kalklulation der privaten Kosten, die den mindestens zu erzielenden Gewinn beziffert, müssen Sie nun die Kosten für den laufenden Geschäftsbetrieb in der Zukunft berechnen. Das wäre der zweite Schritt im Rahmen Ihrer Finanzplanung. Die Umsatzplanung zeigt dann den Zusammenhang zwischen Kosten und Gewinn.
Die Kalkulation der betrieblichen Kosten ist ein wesentlicher Bestandteil der Finanzplanung und ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihres Gründungsvorhabens. Die betrieblichen Kosten umfassen alle Ausgaben, die für den laufenden Betrieb notwendig sind. Dazu gehören bspw. Miete, Nebenkosten, Versicherungen, Hosting für die Homepage. Aber auch Materialkosten oder Kosten für den Wareneinkauf.
Nehmen Sie sich Zeit für eine detaillierte Aufstellung und kalkulieren Sie realistisch. Denn die Betriebskosten fließen auch in die Umsatzplanung sowie die Rentabilitäts- und Liquiditätsberechnung mit ein. Die Finanzplanung ist also ein zusammenhängendes System, in dem sich jede einzelne Kalkulation auf die anderen auswirken kann. Daher ist es wichtig auf den Zusammenhang der einzelnen Planungen zu achten. Die realistische Planung der betrieblichen Kosten und die Konsistenz der Planung insgesamt ist auch für Kapitalgeber oder Investoren wichtig.
Der Unterschied zwischen fixen Kosten und variablen Kosten.
In Ihrer Kostenkalkulation müssen Sie je nach Ihrem Geschäftsmodell aller Voraussicht nach zwischen sogenannten fixen Kosten und variablen Kosten unterscheiden.
Fixkosten fallen immer an, auch wenn Sie kein einziges Teil herstellen. Diese Kostenarten bleiben also konstant und sind unabhängig von der Produktionsmenge oder der Auslastung des Betriebs. Die Ausgaben fallen in regelmäßigen Abständen an und verändern sich auch nicht kurzfristig aufgrund von Absatzschwankungen. Es sind die „laufenden Kosten“, die für den eigenlichen Geschäftsbetrieb anfallen.
Variable Kosten sind dagegen von der Produktionsmenge oder der Leistung abhängig. D.h. diese Kosten fallen nur an, wenn Sie etwas produzieren oder Leistungen erbringen. Die variablen Kosten steigen oder sinken in Abhängigkeit von der Prdoduktionsmenge bzw. dem Absatz.
Sprungfixe Kosten sollten Sie dann berücksichtigen, wenn Sie in absehbarer Zeit eine deutliche Ausweitung Ihres Geschäfts beabsichtigen. Planen Sie bspw. im zweiten Jahr einen Mitarbeiter einzustellen, erhöhen sich Ihre Fixkosten „sprunghaft“ um die zusätzlichen Personalkosten. Beachten Sie also bei Ihrer Kalkulation auch die erhöhten Fixkosten (größeres Büro, neue Maschine, Fuhrpark) bei einer geplanten Ausweitung Ihres Geschäftsbetriebs zu einem späteren Zeitpunkt.
Fixe Kosten
Versetzen Sie sich gedanklich in die Situation, in der Ihr Vohaben bereits realisiert ist. Welche festen Ausgaben müssen Sie tätigen? Zu den Fixkosten zählen z.B.:
- Miete/Pacht
- Nebenkosten
- Löhne/Gehälter inkl. Lohnnebenkosten
- Versicherungen
- Steuerberater
- Gebühren und Beiträge
- Mitgliedsbeiträge
- Kommunikation
- Internet/Hosting
- IT-/Software
- Sevice/Wartung
- Kfz/Leasing
- Reinigung
- Zinsen für betriebsbedingte Kredite
- Abschreibungen für Wertverlust
- Marketing- bzw. Werbekosten
Die fixen Kosten hängen sehr stark vom Geschäftmodell ab. Gründen Sie einen Handwerksbetrieb mit eigener Werkstatt, eröffnen Sie ein Ladenlokal oder arbeiten Sie als Webdesigner im Homeoffice?
- Beachten Sie Steigerungen im zeitlichen Verlauf.
- Nutzen Sie Budgets für Kosten, die Sie schlecht planen oder einschätzen können z.B. Reisekosten oder Weiterbildung.
- Kalkulieren Sie die Kosten ohne Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer, ausser Sie nutzen die Kleinunternehmerregelung.
Variable Kosten
Diese Kosten entstehen nur, wenn Sie etwas herstellen, produzieren oder eine Leistung erbringen. Sie sind also in der Regel an den Absatz bzw. Umsatz gebunden. Hierzu zählen u.a.:
- Rohstoffe, Material, Bauteile, Betriebsstoffe
- Energiekosten, die der Produktion zugerechnet werden können
- Provisionszahlungen
- Einbindung von auftragsbezogenen Mitarbeitern (bspw. Freiberufler)
- Transportkosten, Versand, Lagerhaltung
- Verpackung
- Lizenzen
Manche Kostenarten lassen sich nur schwer kalkulieren und sind eher für größerer Unternehmen mit einem umfangreichen Rechnungswesen und Controlling sinnvoll. Bspw. erhöhen sich auch die Gemeinkosten wie Büromaterial, wenn die Produktionsmenge steigt. Hier wird dann oft mit Zuschlägen und prozentualen Aufschlägen gerechnet. Aber an dieser Stelle wollen wir nicht zu tief in die Kosten- und Leistungsrechnung einsteigen.
Wie das Zusammenspiel der betrieblichen Kosten mit der Preisfindung und der Absatzplanung wirkt, wird im Beitrag über die Umsatzplanung noch ausführlich dargestellt.
- Wenn Sie die genauen Kosten nicht wissen, versuchen Sie es mit einer soliden Schätzung, Erfahrungswerten oder dem Branchendurchschnitt.
Sprungfixe Kosten
Diese Kostenarten sind nur wichtig, falls Sie bereits zu Beginn Ihrer Planungen davon ausgehen, in absehbarer Zeit zu expandieren. D.h. Sie verändern Ihre Fixkosten nach der Erweiterung dauerhaft nach oben. Sie „springen“ in die Höhe.
Das wäre der Fall, wenn Sie Büro-, Werkstatt- oder Lagerräume hinzumieten müssen.
Oder neues Personal einstellen, um die geplanten Aufträge überhaupt abarbeiten zu können.
Schauen Sie sich die einzelnen Fixkostenarten an und entscheiden Sie, wie diese bei einer geplanten Erweiterung steigen würden. Entsprechend übernehmen Sie die Beträge in Ihre Kalkulation.
Insofern besteht auch eine Verbindung zur Produktionsmenge. Überschreitet diese dauerhaft die derzeit möglichen Kapazitäten, muss langfristig in Räumlichkeiten, Personal oder Maschinen investiert werden. Damit steigen die Fixkosten eben sprunghaft an.
Betriebliche Kosten kalkulieren - Beispiel 1
Wilma möchte sich als Online-Marketing-Managerin selbstständig machen. Ihre Tätigkeit kann sie von zu Hause aus ausüben. Sie plant Ihre monatlichen Fixkosten:
- Anteilige Miete
- Anteilige Nebenkosten
- Internetanschluss
- Mobiltelefon
- Hosting für die Website
- Budget für eigenes Online-Marketing
- Steuerberater
- Gebühr für Buchhaltungsprogramm
- Haftpflichtversicherung
- Fachliteratur/Weiterbildung
- Ausgaben für Software-Lizenzen, Tools und Mitgliedschaften
- Budget für Reisekosten
- Pauschale für Büromaterial
- Kontogebühren für das Geschäftskonto
- Abschreibung für Ihre Hardware
- Budget für sonstige Kosten
Bei den variablen Kosten muss Sie überlegen.
- Kosten für Online-Kampagnen werden vom Kunden übernommen.
- Grafik, Video oder Contenterstellung könnte sie outsourcen und die Kosten dafür weiterberechnen.
- Bei der Kundenaquise über einschlägige Plattformen muss sie eine Provision bezahlen.
- Unter Umständen fallen Reisekosten für Kundenbesuche an.
- Sie braucht kein Material, keine Maschinen oder Wareneinsatz.
In diesem Beispiel sind die variablen Kosten überschaubar. Bei Dienstleistungen im Allgemeinen sind die variablen Kosten meist geringer, als in der Produktion.
In der Summe belaufen sich ihre betrieblichen Fixkosten auf 1.300 Euro netto im Monat. Ihre variablen Kosten schätzt sie auf 150 Euro pro Auftrag im Durchschnitt.
Damit kann sie zum nächsten Schritt übergehen: Der Umsatzplanung. Hier werden nun der Preis und die Absatzmenge kalkuliert, die notwendig sind, um sowohl die betrieblichen als auch die privaten Kosten zu decken. D.h. hier können nun die einzelnen Variablen zueinander in Verbindung gesetzt werden, um einen Gesamtüberblick zu erhalten.
Betriebliche Kosten kalkulieren - Beispiel 2
Sabine und Andi wollen sich mit einem Gartenbaubetrieb selbstständig machen. Sie sammeln die Positionen für die Fixkosten:
- Miete für Betriebsgelände
- Strom/Heizung/Wasser
- Fortbildungen
- Beiträge für Berufsverbände
- Haftpflichtversicherung, Unfallversicherung
- Abschreibungen für eigenen Maschinen
- Leasing für Firmenfahrzeuge
- Kreditzinsen für Maschinen und Erstausstattung
- Telefon/Internet/Mobil
- Homepage/Hosting
- Budget für regelmäßige Werbemaßnahmen
- Reisekosten
- Büromaterial
- Kontogebühren
- Buchhaltung und Steuerberater
- Software-Lizenzen
- Reinigung
- Sonstige Kosten
Variable Kosten fallen an, wenn die beiden erste Aufträge ausführen müssen. Z.B.:
- Pflanzen und Saatgut
- Baustoffe (Kies, Sand)
- Holz, Pflastersteine
- sonstige Materialien
- Benzin
- Werkzeugverschleiß/Wartung nach Maschinenstunden
- evtl. Subunternehmer
- Entsorgung von Abfällen oder Bauschutt
- Mietkosten für zusätzliche Maschinen oder Fahrzeuge
- je nach Größe: Baustelleneinrichtung
- spezielle Leistungen, wie Gutachten oder Vermessungen
Damit können die beiden Gartenbauer mit der Umsatzplanung weitermachen. Auch sie können einige variable Kosten an den Kunden weiter geben.
Anders ist es in der Produktion. Ein Produkt kann auf dem Markt einen bestimmten Preis erzielen. Mit dem erzielten Umsatz müssen dann fixe und variable Kosten gedeckt werden. Es werden hier nicht einzelne Aufträge kalkuliert, sondern die Herstellungskosten eines Produktes, ein marktgerechter Preis, eine geplante Absatzmenge sowie der Deckungsbeitrag zu den Fixkosten.
Kalkulieren Sie Ihre betrieblichen Kosten für Ihre Finanzplanung
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